赣州市赣商联合会会务工作制度

赣州市赣商联合会所召开会议的会务工作由秘书处承办，其办理程序如下：

一、会议前期准备工作

1、秘书处办公室做出会议总体方案，由秘书处领导召集有关人员开会，研究、布置会议准备工作，视会议规模组织会务组、材料组、安全组等若干小组，每项具体工作分解到组，落实到人。

2、草拟及发送会议通知

会议通知要写清楚会议名称、时间、地点、主要内容、参加会议人员，需住宿人员报到时间、地点，与会人员报名时间、联系人、联系电话、报名回执、注意事项或要求等。

3、会议经费预算

经费预算包括：经费来源、餐费标准、住宿标准、会场场租、资料印刷费、车辆费、杂费等。

4、联系落实会议地点

要控制落实好大会场和分组讨论的会议室，按需住宿人数落实好宾馆房间，按参加会议人数订餐，安排就餐地点等。

5、汇总与会人员名单

与会人员名单要写清楚单位、姓名、职务、性别、联系电话等，根据需要编组及安排召集人、记录人。

6、印刷会议材料

落实领导讲话稿及有关会议文件、资料的印刷，文件印制格式为：第一页左上方印上“ＸＸ会议文件（材料）之一”、“ＸＸ会议文件（材料）之二”……如此类推。

7、印制各种证件（如嘉宾证、出席证、工作人员证、停车证）和人员编组名册。

8、印制会议须知：包括会议日程安排、作息时间、大会及讨论地点、住宿人员就餐办法和地点、会务工作房间、联系电话及其他注意事项。

9、落实出席会议及主持会议的有关领导，制作席位卡，安排好座次。 

10、联系落实好交通安全保卫工作：包括车辆停放指挥，会议现场、讨论地点、餐厅的通风及防火安全设施等。

11、住宿人员住房安排及到会场交通车辆的落实。

12、按需要准备会议文具（文具包括文件袋、笔、记录本）及会议资料装袋，并提前将资料送到与会领导手上。

13、会议背景墙、会议横幅（会标）的制作。

14、如会议安排参观，要在会前勘察参观点，与有关单位商定参观路线及做好乘车计划（车辆统一编号）、安全保卫及医疗保健工作。

15、如会议安排合影留念，则要联系落实摄影师，排好人员站（座）位，选好（或租借架子）照相地点，指定现场指挥。

16、如会议有颁奖事项，则要落实颁奖领导，商定领、颁奖顺序和行走路线，并预先演习。

17、布置会场（挂横额或会标），摆放席位卡、花卉，检查、试放音响、灯光，准备录音带，检查录音设备。

18、检查领导休息室及领导行走路线（安排专人引导并核实到会领导）。
   二、会议期间有关工作

1、会议签到（与会人员领取材料、证件、住房卡等）。

2、每场次会议都要重新落实或确认出席领导。

3、收集整理讨论情况并作汇报（必要时出会议简报）。

4、会议期间会务组设专人值班。

三、会议结束后有关工作

1、清退有关文件。

2、做好财务结算。

3、给因故不能出席的领导各送一份会议材料。

4、收集一套完整的会议资料存档。

5、小结（本次会议会务成功做法、存在问题及改进措施）。